AVG
Als ondernemer moet je voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze privacywetgeving geldt sinds 2018 voor de hele Europese Unie.
ProVoet maakt voor haar leden jaarlijks een afspraak om voor een laag tarief het online AVG-programma te kunnen gebruiken en telkens met een jaar te kunnen verlengen. Met weinig inspanning kun je zo aan de privacywetgeving blijven voldoen.
Wat is het doel van de AVG?
Het doel van de verordening is vooral een nog betere bescherming van persoonsgegevens te verzekeren en het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie te waarborgen. Het recht van de betrokkene wordt in de verordening op hoog niveau beschermd.
Wat moet je doen?
Alles wat je binnen de AVG-wet geregeld moet hebben is onder te verdelen in vier hoofdgebieden. Hieronder staan een paar voorbeelden.
- Juridisch: je bent verplicht om zaken juridisch vast te leggen. Van geheimhoudingsverklaringen, een officiële privacy policy tot aan contracten met je drukkerij en IT-partner.
- ICT: zijn software- en virusscanners altijd up-to-date? Zijn er (veilige) back-ups om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of ransomware? En is jouw cloud-oplossing wel Europees? Dit en meer moet je nagaan en goed regelen!
- Organisatie-procedures: ook intern moet er van alles vastgelegd zijn. Heb je een procedure omtrent de gegevens van (oud-?)cliënten? Ligt er vast wie waar toegang toe heeft? En weet je wat moet doen als er een usb-stick met persoonsgegevens kwijt is?
- Opleiding: eventuele medewerkers moeten geïnformeerd c.q. opgeleid worden omtrent de wetgeving. Wat mogen zij wel en wat niet? Maar bovenal ook: wie wordt hier verantwoordelijk voor en zorgt dat het ook bij nieuwe medewerkers gewaarborgd wordt.
Hoe kun je je praktijk AVG-proof maken?
- De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een kosteloos tienstappen plan beschikbaar op de website ter voorbereiding op de AVG.
- Op internet zijn allerlei voorbeelden beschikbaar van zaken die je voor de AVG moet hebben.
- Je kunt een jurist of andere deskundige inhuren.
- Je kunt het AVG stappenplan van AVG-programma gebruiken die je via ProVoet kunt bestellen. Deze module is ontwikkeld voor het midden- en kleinbedrijf door de Stichting AVG. Het is een online module, waarmee je er via vijftien onderwerpen voor zorgt dat je praktijkvoering AVG-proof is. Aan de hand van duidelijke instructies en uitleg pas je de ICT, de organisatie, de communicatie en alle juridische zaken als contracten aan de nieuwe eisen aan. Met het programma zie je geen onderdelen van de wettelijke verplichting over het hoofd.
Hoe kan ik de AVG-module bestellen?
In je persoonlijke 'Mijn ProVoet'-omgeving kun je in het Dashboard onder 'Mijn Modules' het schuifje aanzetten onder Module AVG. Je ontvangt dan rechtstreeks van AVG-verenigingen een inlog voor de AVG-module. De factuur voor gebruik vanaf moment van aanmelden tot het eind van het lopende kalenderjaar ontvang je van ProVoet.
Telkens op 1 januari wordt je AVG-module automatisch met een jaar verlengd. De kosten hiervoor vind je terug op de jaarfactuur van ProVoet als 'AVG-module'. Als je besluit te stoppen met de AVG-module kun je deze via 'Mijn Modules' in jouw persoonlijke Mijn ProVoet-omgeving weer 'uitzetten' middels het schuifje. Let op: je abonnement loopt ongeacht de beëindigingsdatum af op 31 december van het lopende jaar.
